Het is niet heel ingewikkeld om contracten efficiënter te beheren. Het is een kwestie van conceptueel denken en beginnen met de uitvoering. Het standaardiseren en automatiseren van contracten levert al winst op vanaf enkele tientallen per jaar. Hoe je dat doet? 

Daar kunnen we snel antwoord op geven: door de hele levenscyclus in kaart te brengen. En dat begint bij de vraag: waarom is dit contract gewenst, danwel noodzakelijk? We gaan er even vanuit dat dat zo is en dat de stap om het contract simpeler te maken er nog één te ver is. Als het noodzakelijke contract met regelmaat opgesteld moet worden, ga je vervolgens het aantal versies in kaart brengen. Om de simpele reden dat minder versies minder onderhoud vragen. 

Logica

Vervolgens bepaal je aan de hand van welke vragen de diverse versies of tekstblokken bepaald kunnen worden. Daarmee bepaal je als het ware de logica voor de samenstelling van een contract. Contracten worden vaak onderhandeld, versiebeheer is dus van groot belang. Met playbooks stel je vast welke onderdelen door wie kunnen worden aangepast. Wat mag er door de niet-juristen worden aangepast en waarvoor moet juist wel een jurist geraadpleegd worden. Je hebt dan een outline voor goedkeuringsprocedures en autorisaties. Efficiënte tooling legt eenduidig vast in welke fase een contract zich bevindt. 

Niet moeilijk: denk conceptueel

En als je dan toch automatiseert, regel je meteen het digitaal ondertekenen. Dat maakt het proces nog makkelijker, sneller en minder foutgevoelig. Koppel dat aan het digitale archiefsysteem en een kind kan de was doen. Het is niet moeilijk, als je aan de voorkant conceptueel denkt, houd je aan de achterkant heel veel tijd over. Die je vervolgens kunt investeren in het simpeler maken van contracten. Want daar valt ook echt nog wel wat te verbeteren inderdaad! 

(Bron artikel: https://www.mr-online.nl/onderzoek-bedrijfsjuristen-vinden-contracten-onnodig-complex/)