Organisations with complex structures and processes need more than just an overview. In an environment where regulations are dynamic and margins for error are small, effective data management requires control and strategic insight. Artificial intelligence can play a key role in this, but only if the foundations are in place and it can be used responsibly.

The end of the year is a time to look back, but above all to plan ahead. In large organisations, projects, contracts and files often pile up, and valuable time is lost on manual management and searching for information. Time that could be better spent on strategic decisions and growth, for example. All you really need to do is find an efficient and organised way of working. Look no further!

The end of the year is a busy and hectic period. Deadlines pile up, contracts need to be finalised and archives checked. Stress, a feeling of chaos... it probably sounds familiar to you. And you probably find yourself scratching your head, thinking about how things could be easier. Easier and better!

Tools and automated systems with integrated search functions promise organisations a great deal: faster insights, more efficient analyses and better decision-making. However, in practice, these promises only come true if the question is clear, specific and appropriate within the organisational context. Otherwise, unfortunately, the well-known principle of “shit in, shit out” applies.

Organisations can have complex structures, such as holding companies, subsidiaries and joint ventures spread across multiple jurisdictions. Effective entity management is therefore not a nice-to-have, but a strategic necessity. In a world where regulations change rapidly and margins for error are small, artificial intelligence can make the difference between reactive administration and proactive governance. With HELM, you have a catalyst for efficient and effective management in-house.

Many companies have hundreds of contracts running and no complete overview. Who is responsible? When do they expire? Are you still paying for something you no longer use? Has the contract with that customer been amended and do you have the correct version in front of you? The financial consequences of suboptimal contract management often remain hidden until something goes seriously wrong. What starts as administrative inconvenience ends up as structural costs. Automatically renewed services, missed cancellation deadlines, loss of negotiating power... According to estimates, poor contract management can cost up to 9% of turnover. And that's a shame, because this is an area where profits can be made relatively easily.

In international organisations, the role of the corporate secretary is becoming increasingly strategic. This is not only due to the growing complexity of legislation and regulations, but also to the need to streamline global governance. Whereas the focus used to be on minute-taking and agenda management, it is now about maintaining control over decision-making, compliance and legal structures in multiple countries simultaneously. This requires overview, speed and digital clout.

Remember when we switched from fax to e-mail? Maybe you still faxed yourself, maybe you only know that technique from stories of the boomers in the office. Either way: in the beginning, emailing felt uncomfortable. The fax was familiar. You heard it rattle, saw the paper roll out and that gave a sense of control. Mail, on the other hand? That felt vague, elusive. And besides: was it safe? You heard stories about emails that ended up wrong or could be hacked. So you clung to the old.

The deployment of artificial intelligence (AI) within Dutch businesses is growing rapidly. Figures from CBS show that in 2024, almost a quarter (22.7%) of companies with more than 10 employees applied AI technologies, up from 13.6% a year earlier. Especially applications such as text mining and natural language generation are growing rapidly.

Business documents are the backbone of any organisation. But how do you make sure you don't get lost in the growing mountain of files, reports and records? HELM Archive offers the answer: an advanced, intelligent archive system that does more than just store. It brings structure, insight and peace of mind. In a fraction of the time it currently takes you! 

At a time when organisations face increasingly stringent regulations and higher expectations for transparency and accountability, HELM Contracts and HELM Archive offer powerful, AI-driven solutions to structurally support governance, transparency and compliance.

If you had heard in the 1970s that you could call anyone from your car, you probably would have thought: wow, that's too good to be true. And honestly: it was then. Nowadays, we know better. And we use all the technologies we could only dream of before.

There is a plethora of technologies and applications. Chances are your organisation has already made choices in the sea of solutions. After all, digital tools are indispensable. Often, one tool does not provide a solution for multiple needs. A shame!

Dit artikel is voor alle andersdurvers, vooruitlopers en nieuwdenkers. Voor iedereen die inziet dat we in het vak, in ons mooie beroep, te traditioneel te werk gaan. Dit artikel is voor diegenen die niet achterover willen blijven leunen. Voor de legals die meer willen zijn dan excellente juristen. Voor al diegenen die zien dat het anders kan en moet. Voor iedereen die snapt dat de interne en externe klant veel beter bediend kan worden én daar ook naar probeert te handelen. De rest mag stoppen met lezen. 

Misschien heb je al wel stappen gezet om meer futureproof te gaan werken. Je hebt het intern al aangekaart en zelfs al wat onderzoek gedaan naar wat voor jouw organisatie wenselijk is, wellicht informatie opgehaald over Legal Tech toepassingen. Maar dan… hoe zet je de denkrichting om in concrete stappen? 

Kijken naar de toekomst en daarop anticiperen is bij uitstek de rol van een Legal Business Partner. Je wilt jezelf tenslotte op strategisch niveau positioneren, de samenwerking met interne stakeholders verbeteren en proactief waarde toevoegen aan het succes van de gehele organisatie. Problemen voorkomen en niet achteraf oplossen. Het inzetten van feedforward helpt je daarbij. Je zet dan namelijk in op wat er beter kan in de toekomst en dat versterkt een positieve en constructieve samenwerking. 

De transformatie van jurist naar Legal Business Partner is logisch: voorkomen is beter dan genezen. Als jurist opereer je vaak op operationeel niveau, waar je vooral reactief problemen oplost. Denk bijvoorbeeld aan het begeleiden van een arbeidsconflict. Pas als je je naar het transitionele niveau beweegt, werk je proactiever en met meer oog voor structurele verbeteringen. Stel je voor: in plaats van alleen conflicten op te lossen, kijk je hoe je deze kunt voorkomen, bijvoorbeeld door trainingen of betere communicatieprocessen. Ga je nóg een stap verder, dan opereer je op strategisch niveau. Hier ligt de focus op de kern van de vraagstukken: waarom ontstaan ze, wat moet er veranderen, en hoe kun je alternatieven bieden die zelfs buiten juridische oplossingen liggen? Denk aan innovaties in het businessmodel zelf. En dat zorgt ervoor dat je echt impact gaat maken. 

Veel ondernemers denken dat uitbesteden altijd duurder is. Daarom besluiten ze vaak om zelf zoveel mogelijk taken op zich te nemen, in plaats van deze uit te besteden. Maar is dat wel echt de meest voordelige keuze? In dit artikel zetten we zes voordelen van het inhuren van externen voor je op een rijtje. 

Een Legal Business Partner werkt niet alleen efficiënter, maar ook effectiever omdat ze juridische expertise combineren met een diepgaand begrip van de organisatie, haar doelen en operationele processen. De Legal Business Partner is dus een waardevolle en onmisbare schakel tussen juridische compliance en strategische bedrijfsvoering. Als het werk uitgevoerd wordt met gebruik van de juiste IT-tools kunnen FTE’s uitgespaard worden, terwijl er meer werk verzet wordt. Die combinatie is de toekomst!

Als iedereen onder een dekentje op de bank kruipt en gaat genieten van de donkere dagen, kun je overwegen om juist nu een tandje bij te zetten. Als het goed is, ben je druk bezig geweest met alle eindejaarswerkzaamheden. Contracten zijn opnieuw afgesloten, de jaarcyclus voor vergaderingen is weer ingericht, de rapportages zijn klaar. Er is hard gewerkt, maar dat is geen reden om achterover te gaan leunen.

In 2021 schreef Step Up Smart al dat het incorporeren van Legal Tech uiteraard geen sinecure is. Zeker niet in een branche waar de incentive om efficiënter te werken, nog niet altijd in het nu heel hoog is. Maar om toekomstbestendig te blijven, moeten er in het nu wel stappen gezet worden richting modernisering en digitalisering. Het goede nieuws is dat kleine stappen die je vandaag zet, leiden naar grote stappen voor morgen. Het slagen van de inzet van Legal Tech staat of valt namelijk met de tool die ingezet wordt, maar (ook) met de bereidheid van alle stakeholders (intern en extern) om er serieus mee aan de slag te gaan. Alleen het vrijmaken van budget is niet voldoende! 

Grote kans dat jij, net als velen anderen, een gewoontedier bent. Je doet de dingen zoals je ze altijd al deed. Want dat werkt prima, toch? Gelukkig denkt niet iedereen zo, anders zouden we nog steeds alleen met een ‘huistelefoon’ bellen. En dat geldt ook voor jouw legal werk. Als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd al kreeg. Soms is het goed om jezelf opnieuw uit te vinden en te onderzoeken of jij je afdeling van de ‘huistelefoon’ af kunt krijgen. 

Als je alle stappen voor het kiezen van een systeem zorgvuldig hebt doorlopen, kun je de juiste keuze maken. Je bepaalt eerst het waarom, wat en hoe. Maar je mag de randvoorwaarden niet uit het oog verliezen. Anders zou alle effort weleens voor niets geweest kunnen zijn. 

Je hebt vast al eens met dit bijltje gehakt. Je wilt gegevens over de organisatie raadplegen, maar raakt enigszins verzand in ‘het systeem’. Hier een statuut, daar een vergunning en weer op een andere plek de certificeringen. Voor je het weet zit je uren te spitten en vind je nog niet precies wat je nodig hebt. Systematisch archiveren is het antwoord op dat probleem. Je weet dat jouw organisatie behoefte heeft aan een systeem, zeker als je even kijkt naar deze kleine greep aan onderwerpen:

In het steeds gecompliceerdere landschap van het juristenwerk, wil je gebruik kunnen maken van hulpmiddelen die toegespitst zijn op jouw manier van werken. Op de workflows die je al hebt in je organisatie. Als je je flow aan moet passen aan de tool, is de kans van geslaagd gebruik uiteraard automatisch minder groot. Een tool die aansluit op jouw flow, wordt vanzelfsprekend op de juiste manier ingezet. Met efficiënter en effectiever werken tot gevolg. 

Wellicht weet je het antwoord meteen. Wellicht twijfel je of je een jurist bent of een trusted Legal Business Partner. Om dat voor jezelf duidelijk te krijgen, kun je de volgende stellingen voor jezelf beantwoorden met ja of nee. 

Legal Business Partners denken conceptueel en voeren ook daadwerkelijk uit. We geven je graag een voorbeeld. Denk eens aan het managen van contracten. Dat kun je op twee manieren doen. Je werkt met templates die handmatig aangevuld kunnen worden, of je werkt met het standaardiseren en automatiseren van documenten. Een groot verschil. Niet alleen in tijd die je kwijt bent, maar ook in kwaliteit. We nemen je mee in de twee verschillende werkwijzen: 

Juristen en juridische afdelingen kunnen bijdragen aan het succes van hun organisatie. Kansen creëren, bijdragen aan nieuwe producten en diensten en voorkomen van overtredingen en onnodige juridische procedures. Zo maak je van een no-no afdeling een go-go afdeling! 

De juridische sector verandert in snel tempo. Om de interne en externe klanten echt te ontzorgen, zul je als legal professional mee moeten veranderen. De legals van de toekomst, zijn niet de legals die alles blijven doen ‘zoals we het altijd al deden’. Om de simpele redenen dat zowel klanten als bedrijven een veranderende behoefte tentoonstellen. En daar wil je op inspelen!

Wat een ontwikkelingen hebben we gezien in de laatste decennia, maar vooral ook in de laatste jaren. In de jaren 2000 werd technologie steeds geavanceerder. Online juridische onderzoekstools waren er al voor de eeuwwisseling, maar de digitale aanwezigheid en zoekmogelijkheden namen daarna pas een vlucht. Dat geldt ook voor documentautomatisering. Software om juridische documenten te genereren dateert ook van voor 2000, maar de technologie werd geavanceerder én toegankelijker na de eeuwwisseling. Op internet juridisch onderzoek doen, zette door in de vroege jaren 2000, omdat wetgevingsdatabases en andere juridische bronnen online beschikbaarder werden. 

In een snel veranderende wereld, is het zaak om vooruit te kijken en te anticiperen. Er zijn een aantal zaken waar juridische afdelingen het komende jaar, nog meer dan nu, mee te maken krijgen. 

De blaadjes vallen, de wind raast om onze oren. Je hebt vroeger vast wel eens als kind alle gevallen blaadjes op een hoopje gelegd. Om er doorheen te banjeren. Op dat moment was je nergens anders mee bezig, je had plezier, er was ruimte in je hoofd en je had voor je gevoel een zee van tijd. Hoe anders is dat nu! Waar je druk bent met je werk en de ene deadline zich na de andere aandient. Zoveel te doen, in zo weinig tijd. Als je blijft doen wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg: het is een gevleugelde uitspraak. Hoog tijd om het anders te gaan doen. En vrees niet: je hoeft heus geen grote carrièreswitch te maken om ruimte in je hoofd te krijgen. Integendeel! 

Je kent het vast wel, er worden allerlei veranderingen doorgevoerd, er is een strategie, er is een plan van aanpak, doelen zijn SMART gemaakt en de verantwoordelijken aangewezen. Er kan niets misgaan… Maar natuurlijk is de praktijk een stuk weerbarstiger. Er gaan hakken in het zand, er wordt tegengestribbeld en gesputterd. Mensen zeggen ja en doen nee. Want ‘zo deden we het altijd en dat ging ook goed’. Je kunt natuurlijk aan de slag gaan met verandermanagers die de boel in goede banen leiden. Maar wat kun jij zelf doen?

Ervaren juristen zijn natuurlijk bekend met de uitdagingen en de complexiteit van juridisch werk. Je weet als geen ander hoe tijdrovend en arbeidsintensief bepaalde taken zijn. Je weet ook dat het efficiënter en effectiever zou moeten kunnen. Door processen te optimaliseren en te automatiseren. Door de ‘saaiere’ taken op zo’n manier uit te voeren dat het minder tijd kost en minder foutgevoelig is. 

Toen je een half jaar geleden het voornemen had om Legal Business Partner te worden, ben je waarschijnlijk enthousiast en met lef aan de slag gegaan. Jij wilt immers pro-actief werken en problemen voorkomen. Je wilt meer waarde als jurist toevoegen, meer inzicht krijgen, processen verbeteren en oorzaken van potentiële problemen wegnemen. En zo echt bijdragen aan het succes van de business.

Het is niet heel ingewikkeld om contracten efficiënter te beheren. Het is een kwestie van conceptueel denken en beginnen met de uitvoering. Het standaardiseren en automatiseren van contracten levert al winst op vanaf enkele tientallen per jaar. Hoe je dat doet? 

Het was en is moeilijk om de juiste legal professionals binnen te halen én te houden. Het is algemeen bekend dat de arbeidsmarkt krap is. De concurrentie om juridische professionals aan je te binden is groot en het inzetten van interimmers meer en meer gemeengoed. Advocatenkantoren en organisaties zetten op veel vlakken in om mensen aan te trekken en niet door de achterdeur weer uit te hoeven zwaaien. Er wordt meer gekeken naar intrinsieke drijfveren, het beter verdelen van de workload, er zijn programma’s en budgetten voor vitaliteit en hybride werken staat hoger op de agenda. Er is meer werk, dus er zijn meer mensen nodig. Maar is dat wel zo? 

Eerlijk is eerlijk, ik heb me altijd oprecht verbaasd over het feit dat zoveel mensen gedurende hun werkweek met repeterende werkzaamheden bezig zijn. Elke keer handmatig contracten opstellen, elke keer handmatig alle aanpassingen doorvoeren, elke keer bij iedereen persoonlijk handtekeningen gaan ‘vangen’. Waarom zou je dat doen als het sneller en makkelijker kan. 

Step up Smart heeft één missie: juristen laten transformeren naar trusted Legal Business Partners. Legals die door een overstijgende manier van werken waarde toevoegen aan hun onderneming, door vooral juridische problemen te voorkomen in plaats van ze op te lossen. Transform Data for Legal heeft oplossingen voor advocatenkantoren en juridische afdelingen: zij hebben het op Microsoft 365 gebaseerde antwoord op de vraag hoe je informatie efficiënt en veilig kunt beheren, doorzoeken en delen. Twee bedrijven die zich onvermoeid inzetten om de juridische professional te ondersteunen om innovatiever, effectiever en efficiënter te werken. 

Als jurist wil je natuurlijk je werk excellent uitvoeren, samen met je collega’s zorg je ervoor dat juridische problemen opgelost worden. Je laat zien wat je kan, je zet stappen extra en geeft alles om zaken zo goed mogelijk aan te pakken. Een extra avondje werken vind jij geen probleem. Even dat contract doornemen in het weekend? Waarom niet! En toch blijf je onopgemerkt. Natuurlijk, je legal collega’s weten dat ze op je kunnen bouwen, maar in de rest van de organisatie voel je je soms bijna onzichtbaar. Jammer! En onnodig. 

Kunstmatige intelligentie, Artificial Intelligence. De lancering van ChatGPT (een chatbot die antwoord geeft op alle vragen) heeft voor de nodige opschudding gezorgd. Uiteraard hebben we bij Step Up Smart ook even zitten ‘spelen’ en we moeten zeggen; we zijn best onder de indruk van de resultaten. Dat werpt meteen vragen op natuurlijk. Gaat AI ons werk ‘afpakken’? Om maar meteen antwoord te geven: nee! Het kan ons werk wél interessanter maken. 

General Counsels vinden een uitstekende inhoudelijke kennis overigens de belangrijkste factor bij het inhuren van een externe dienstverlener. Het praktisch en helder advies geven wordt nu belangrijker geacht dan enkele jaren geleden. Good value for money, bewezen ervaring en goede kennis van de sector weegt ook mee in de afweging van het inhuren van bijvoorbeeld een advocatenkantoor.  

We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: juridische problemen voorkomen is zoveel beter dan genezen. Makkelijk gezegd en zeker niet moeilijk gedaan! Het vereist lef, een andere manier van kijken, denken en doen. Maar als je het eenmaal door hebt, wil je niets anders meer. En jouw organisatie ook niet! Want alleen dan ga je voor één resultaat: tevreden interne en externe klanten. Op een interruptie-loze manier. Want niemand is gebaat bij verstoringen, boetes, rechtszaken en wat al dies meer zij.  

We kennen het allemaal: je doet je werk zoals je het doet, omdat het zo moet en omdat het nu eenmaal altijd zo is gedaan op jouw afdeling en binnen jouw bedrijf. Je hebt gaandeweg een weg gevonden in de complexiteit van de organisatie, je kent de shortcuts, de lange routes, de weg naar een einddoel en je doet wat er van je verlangd wordt. Daar word je immers goed voor betaald. Op een gegeven moment weet je niet beter: zo doen we dat hier gewoon. Punt.  

In oktober bezocht ik LexpoNL, het innovatie en tech-event voor de Nederlandse en Vlaamse juridische markt. Tijdens deze goed georganiseerde en interessante bijeenkomst kwamen interessante onderwerpen aan bod, onderwerpen die aansluiten bij Step Up Smart en mijn werk. Mooi om te merken dat Legal Tech steeds belangrijker wordt, dat er aandacht is voor toekomstbestendig werken en het anders benaderen van juridische zaken én functies. 

Elke beursgenoteerde organisatie kent de uitdaging om te beoordelen of een kwestie koersgevoelig is of niet. Het kan ernstige gevolgen hebben als de bijbehorende openbaarmakings- en documentatieprocedures niet nageleefd worden. Denk maar aan reputatieschade en financiële schade. De PSI-app helpt je om snel en makkelijk inzicht te krijgen in koersgevoeligheid.

Met de Market Abuse Regulation (MAR) applicatie ben je verzekerd van een hele slimme applicatie om te beoordelen of jouw organisatie voldoet aan de marktmisbruikregels. Deze app gaat verder dan welke andere applicatie op dit gebied dan ook. Voorkom financiële schade en reputatieschade en ben volledig in control!  

Onze branche verandert razendsnel, en dan hebben we het niet alleen over de opkomst van legal tech toepassingen. De huidige generatie denkt anders over werk, over de balans tussen privé en werk en over hun eigen toegevoegde waarde. Hard werken is prima, maar dan moet het wel bijdragen aan een groter geheel. Juristen en advocaten zijn over het algemeen nog probleemoplossers in een conservatieve manier van werken. Dat moet en kan anders, zo word en blijf je niet alleen futureproof, zo bind je ook een hele nieuwe generatie werknemers aan je organisatie.  

Elke organisatie die met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken heeft, wint bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Dan hebben we het niet alleen over contracten, maar ook andere typedocumentatie zoals geheimhoudingsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, lease-, licentie-, aannemingsovereenkomsten en in- en verkoopcontracten. Vanaf enkele tientallen per jaar is het niet alleen economisch maar ook kwaliteit technisch interessant om een verbeterslag te slaan!  

Op mr-online lazen we een interessant artikel, voortvloeiend uit de eerste Nationale Enquête Bedrijfsjuristen van het Nederlands Genootschap van Bedrijfsjuristen. Een van de conclusies: bedrijfsjuristen willen graag maar ruimte om te procederen én om strategisch mee te denken over hun bedrijf. Vaak missen ze de tijd voor verdieping in het werk, maar ook voor specifiekere taken als procederen en meedenken over business en strategie en het sparren met collega’s. En dat er behoefte is aan tools voor bijvoorbeeld contract-generering.  

Step Up Smart heeft samen met Transform Data een beoordelingstool voor juridische organisaties ontwikkeld. Op basis van het ACC volwassenheidsmodel kom je er achter hoe de juridische afdeling scoort op effectiviteit én ontvang je een rapport en adviezen.  

Misschien heb je al wel stappen gezet, intern aangekaart dat er manieren zijn om het werken efficiënter, effectiever en klantvriendelijker te maken. Heb je al onderzoek gedaan naar wat voor jouw organisatie wenselijk is, wellicht informatie opgehaald over legaltech toepassingen. Maar dan… hoe zet je de denkrichting om in concrete stappen? Want we weten ook allemaal dat veranderingen niet altijd makkelijk door te voeren zijn. Je moet van goeden huize komen om de interne business mee te krijgen. Om mogelijke weerstand weg te nemen, om de betrokken stakeholders mee te nemen naar de toekomst. We helpen je graag door alvast wat tegenwerpingen en jouw antwoorden op een rijtje te zetten:  

Juristen beschikken over het algemeen over een groot analytisch vermogen, daar zul je het niet mee oneens zijn. En juist dat vermogen, zet je in om je werk niet alleen interessanter te maken, maar ook om als trusted legal partner jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen.  

Met alles waar je aan begint, stel je eerst het doel vast. Want zonder doel weet je niet waarom je ergens aan begint. Zo simpel is het. Ook als we het over Matter Management hebben. Om het doel vast te stellen is er een vraag die je moet beantwoorden: waarom wil ik een Matter Management Systeem. Of beter nog: waarom heb ik er nog geen? Het is tenslotte een essentieel hulpmiddel om efficiënt te kunnen werken. Zoals een boekhouder een administratief pakket gebruikt, zo gebruikt de juridische afdeling het Matter Management Systeem. Wat levert het op? 

Het efficiënter beheren van contracten, levert al snel winst op. In tijd én kwaliteit. Als je als organisatie met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken hebt, al vanaf enkele tientallen per jaar, heb je baat bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Een succesvolle verbeterslag vereist niet meer dan conceptueel denkvermogen en de daadwerkelijke uitvoering. 

Als klant (of dat nou intern of extern is), wil je kunnen sparren met je jurist of advocaat. De tijd van alleen advies aannemen is voorbij. Uiteraard ga je ervanuit dat een legal professional honderd procent betrouwbaar advies geeft, hij of zij immers degene die inhoudelijk sterk is. Dat mag je in ieder geval verwachten. En daar gaan we ook vanuit. Waar we als klant ook steeds meer vanuit gaan, is de samenwerking met een advocaat of jurist. Je wilt samen mogelijke scenario’s uitdenken, je wilt dat er meegedacht wordt in jouw werkproces. Je verwacht kortom meer dan alleen inhoudelijke input. Communicatie is key!

Het alleen afvinken van checklistjes wil namelijk helemaal niet zeggen dat je de beste oplossing hebt gevonden. Als je een goede lijst hanteert, zie je in een oogopslag dat je de voorgeschreven zaken in acht hebt genomen en niets over het hoofd ziet. Maar het is ook niet meer dan dat.  In elk vak geldt: als de basis niet op orde is, bouw je op drijfzand. Dat klinkt simpel en logisch, maar toch blijkt de dagelijkse praktijk een stuk minder eenvoudig te zijn. Gaandeweg verzanden organisaties in details, drijven ze weg van de basis en worden zaken onnodig ingewikkeld en ondoorzichtig. Voor Legal Business Partners is dit misschien wel de grootste uitdaging: keep it simple!  

In elk vak geldt: als de basis niet op orde is, bouw je op drijfzand. Dat klinkt simpel en logisch, maar toch blijkt de dagelijkse praktijk een stuk minder eenvoudig te zijn. Gaandeweg verzanden organisaties in details, drijven ze weg van de basis en worden zaken onnodig ingewikkeld en ondoorzichtig. Voor Legal Business Partners is dit misschien wel de grootste uitdaging: keep it simple!  

Durven en doen, daar draait het om bij ondernemerschap. Of je nu aan het hoofd staat van een zorginstelling, een smartphonewinkel runt of CEO bent bij een grote internationale organisatie. Je moet vooruitkijken en terugkijken. Leren en innoveren. Tevreden achterover blijven leunen bij de huidige gang van zaken, resulteert uiteindelijk in een achterstand.  

Typedocumentatie kun je efficiënter en beter beheren door te standaardiseren en automatiseren. In het artikel van 14 juni rekenen we voor dat een bedrijf met enkele tientallen contracten per jaar al snel 255 uur op jaarbasis bespaart. Iedere organisatie die met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken heeft, heeft baat bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Aan wat voor documentatie je dan kunt denken? Aan geheimhoudingsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, lease-, licentie- en aannemingsovereenkomsten, evenals in- en verkoopcontracten.  

Het slaan van een succesvolle verbeterslag vereist conceptueel denken en het daadwerkelijk uitvoeren. Zo ingewikkeld is dat niet. Iedere organisatie die met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken heeft, vanaf enkele tientallen per jaar, heeft baat bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Laten we als voorbeeld de contracten nemen, waarbij we meteen aantekenen dat eigenlijk alle typedocumentatie zich uitstekend laat lenen voor automatisering. Denk aan geheimhoudingsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, lease-, licentie- en aannemingsovereenkomsten, evenals in- en verkoopcontracten.  

Uit onderzoek van Gartner, Inc. blijkt dat de budgetten voor Legal Tech zullen verdrievoudigen in de komende jaren, omdat algemene adviseurs onder enorme druk staan. Niet alleen betreffende het beheer van de juridische werkzaamheden, maar ook om de efficiency op en van hun afdeling te verhogen. Zack Hutto, adviseur bij Gartner Legal and Compliance geeft aan dat juridische afdelingen de Legal Tech uitgaven zullen gaan verhogen om de afhankelijkheid van externe adviseurs te verminderen en om te voorzien in de behoefte om juridisch werk te moderniseren, digitaliseren en automatiseren.  

De verwachtingen die organisaties hebben van hun advocatenkantoor en de daadwerkelijke inlossing van die verwachtingen, lopen nogal eens uiteen. Bedrijfsjuristen verwachten naast kwaliteit ook efficiëntie en productiviteit en leggen daarmee de lat steeds hoger voor kantoren. Uit onderzoek* blijkt dat de komende jaren de vraag naar productiviteitsverbetering en efficiënte van juridische afdelingen aan advocatenkantoren zal verdubbelen.  

Om het maar eens stevig neer te zetten: de advocatuur heeft er op het eerste gezicht maar weinig baat bij om anders te werken. Efficiënter bijvoorbeeld. Want dat betekent simpelweg dat hetzelfde werk in minder tijd wordt gedaan. En dat heeft tot gevolg dat de te versturen factuur lager uitvalt. Dus waarom zou je investeren in innoveren? Dat kost het bedrijf tenslotte alleen maar geld.  

Dit artikel is voor alle andersdurvers, vooruitlopers en nieuwdenkers. Voor iedereen die inziet dat we in het vak, in óns mooie beroep, te traditioneel te werk gaan. Dit artikel is voor diegenen die niet achterover willen blijven leunen. Voor de legals die meer willen zijn dan excellente juristen. Voor al die mensen die elke dag opnieuw met hart en ziel hun werk doen, maar ook zien dat het anders kan en moet. Voor al die tegen-de-stroom-inroeiers die snappen dat de interne en externe klant veel beter bediend kan worden én daar ook naar proberen te handelen. De rest kan beter stoppen met lezen. 

Kennis: dat is de kern van het juridische vak. Over juridische impact, praktische uitwerking én mogelijke alternatieven. Het toepassen van die kennis is voor de praktiserend (bedrijfs)jurist de kern. Als Legal Business Partner ga je nog een stap verder: je zorgt ervoor dat je zo makkelijk en adequaat mogelijk ervaringen uit het verleden kunt hergebruiken. En dat lopende dossiers integraal en direct digitaal te doorzoeken zijn. Zoektijd verminderen is één voordeel, de betere kwaliteit van dienstverlening (intern en extern) maakt dat IT bijdraagt aan compliant handelen, de traceerbaarheid en het efficiënt en ongestoord uitvoeren van de werkzaamheden. Maar het is slechts een onderdeel van het Legal Business Partneren.  

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: als jij je binnen jouw organisatie echt wilt profileren als de professional die je bent, zul je extra stappen moeten zetten. En lef moeten tonen. Want laten we eerlijk zijn, je werkt in een redelijk conservatief vakgebied. Terwijl er zoveel mooie technische innovatieve snufjes op de markt zijn…die boot wil je niet missen. En je hoeft echt niet bang te zijn dat legaltech jouw werk overneemt. Integendeel: het gaat je juist helpen om dát te doen waar je voor aangenomen bent.  

Raden van Bestuur en Raden van Commissarissen van uitgevende instellingen moeten nu, meer dan ooit, pro-actief handelen en informatie in het kader van voorwetenschap op grond van de MAR openbaar maken. Het efficiënt en volledig in kaart brengen van de impact van COVID-19 op kernonderdelen van het bedrijfsmodel, vooruitzichten en financiële informatie, helpt je in control te blijven.   

Als legal professional ben je dagen, zo niet weken, bezig met de beoordeling van de issues waaraan een organisatie (nog) niet voldoet aan de Market Abuse Regulation (MAR). Er is een manier om sneller, vollediger en kosteneffectiever in control te zijn. Ook is de beoordeling van koersgevoeligheid van gebeurtenissen altijd een uitdaging.  Step Up Smart en Transform Data International werkten intensief samen om twee slimme apps te ontwikkelen. Een app (MAR) waarin alle verplichte en geadviseerde zaken overzichtelijk in het dashboard verschijnen en een app voor de beoordeling van gebeurtenissen of issues op koersgevoeligheid (PSI). Een goed ingevoerde legal professional kan in beperkte tijd alle issues betreffende MAR en PSI adresseren en haalt vervolgens uit het dashboard overzichtelijke rapportages over de mate van compliance en koersgevoeligheid.  

Legal Tech draagt bij aan tevreden klanten, intern en extern. Applicaties kunnen werk uit handen nemen en ervoor zorgen dat zaken sneller en foutlozer worden uitgevoerd. Met dat in gedachten, heeft Step Up Smart samen met Transform Data International twee apps ontwikkeld. De MAR-app en de PSI-app. Of iedereen daar mee aan de slag kan? Nee! 

Om maar meteen antwoord te geven op die vraag: ja, dat moet! En niet alleen op de minuut, maar ook nog eens geregistreerd in UTC-tijd. We hebben het hier over beslissingen die je neemt bij koersgevoelige onderwerpen. En om nog duidelijker te zijn. Je moet niet alleen alle projecten en uren in UTC-tijd bijhouden, maar ook precies vastleggen in welke minuut je project als koersgevoelig is bestempeld. 

Zeer complexe en gevoelige zaken als de Market Abuse Regulation en koersgevoeligheid, vragen om een deskundige en zorgvuldige aanpak. Zowel financiële als reputatieschade kunnen voorkomen worden met de apps die Step Up Smart samen met Transform Data International en Neota Logic zijn ontwikkeld. Om een uitgebreide uitleg en sneakpreviews van de app te krijgen, organiseren we een gratis webinar. Te volgen wanneer het jou uitkomt!

Het is niet de vraag of, maar hoe je verregaande digitalisering inzet om preventief beleid te voeren. En om efficiënter, kostenbesparender en risicobeperkender te werk te gaan. Er zijn applicaties die je ondersteunen bij bijvoorbeeld document- en contractgeneratie, triage en risk assessments.

Als Legal Business Partner ben je maximaal betrokken bij jouw bedrijf en is jouw werk ook nog eens interessanter. Je kunt ten volste bijdragen aan de ontzorging van de interne en externe klant, waardoor je zowel kostenbesparender als klantgerichter te werk kunt gaan. Mede door gestandaardiseerde processen en het inzetten van IT zijn grote efficiëntievoordelen te behalen, ook voor arbeidsrechtjuristen. Zeker in deze tijd.  

De marktmisbruikregels zijn complex en vormen in de praktijk een grote uitdaging voor organisaties. Het niet naleven van deze voorschriften kan ernstige reputatie- en financiële gevolgen hebben. Op basis van jarenlange praktijkervaring hebben Step Up Smart en Transform Data International twee applicaties ontwikkeld om een ​​adequaat compliance-triageproces rondom de marktmisbruikregelgeving mogelijk te maken.

Vanaf maart moet elke advocaat zich acht uur per jaar bezighouden met een vorm van gestructureerde feedback. De Kwaliteitstoets (ingevolge artikel 26 Advocatenwet) gaat dan van kracht. Een van de mogelijkheden om aan deze toets te voldoen betreft intervisie. Bij intervisie breng je dilemma’s of vragen in over het eigen functioneren en kan de praktijkvoering of de praktijkuitoefening onder de loep worden genomen. Niet alleen nuttig voor jou als advocaat, maar ook meteen een mooie kans om het in te zetten als middel om strategische doelen te halen.  

Je hoort en leest het overal terug: het juridische speelveld is aan het veranderen. Er komen steeds meer spelers die juridische standaard werkzaamheden op een voor de klant voordeligere manier invullen. En dat noopt tot nadenken, koers bepalen en bedenken hoe jij en jouw business meer waarde voor je klant kunnen toevoegen. Of dat nu een interne of externe klant is. Step up and be smart!  

Hoe kijk jij terug op 2019? Je volgt Step Up Smart al een tijdje en je weet dat je als jurist kunt transformeren naar Legal Business Partner. Om zo niet alleen bij te dragen aan het succes van jouw business, maar ook om jouw eigen werk uitdagender en interessanter te maken. 2020 wordt het jaar van de verandering, als je de ontwikkelingen in jouw vakgebied hebt gevolgd, weet je dat dit het moment is om voor de troepen uit te gaan lopen.   

We gooien er meteen een stelling in: de meeste juristen en advocaten werken nog op de klassieke manier en zijn absoluut niet tech savvy. En het kan natuurlijk zo zijn dat je de term tech savvy niet kent, maar dat je het zelf wel bent. Kun jij meer dan goed omgaan met Word en Excel? Dan heb je in ieder geval al basisvaardigheden, die vakgenoten vaak nog ontberen. Echt waar? Ja, echt waar! Maar het maakt je nog niet tech savvy.  

Je bent voor jouw juridische werk afhankelijk van de informatie waarop je je kunt baseren. En dan is het natuurlijk handig als je referenties en jurisprudentie automatisch kunt opzoeken. Maar LegalTech gaat veel verder dan dat. Die boot wil je niet missen. En nee…je hoeft niet bang te zijn dat computers jouw werk gaan overnemen!  

Als jurist denk en handel je anders dan een legal business partner. Kort door de bocht gezegd: als jurist word je ingeschakeld als het juridische probleem er al is, terwijl de legal business partner de problemen helpt voorkomen. Het maakt het juridische werk niet alleen interessanter, het is ook voor de organisatie beter.   

Heb je bij de term LegalTech het idee dat software jouw werk als jurist overbodig maakt? Dat kunstmatige intelligentie juridische werkzaamheden volledig overneemt? Dan wordt het tijd dat beeld bij te stellen. Natuurlijk is het al mogelijk om juridische werkzaamheden uit te laten voeren door software, de ontwikkelingen van de afgelopen jaren zijn razendsnel gegaan. Wordt jouw werk daardoor overbodig? Nee hoor! Wel beter en efficiënter.

Als legal business partner heb je de verantwoordelijkheid om het hele proces en de integratie van alle juridische aspecten te managen. Waar de jurist problemen oplost op het moment dat ze zich voordoen, ben je als legal business partner in een veel vroeger stadium betrokken en kun je problemen voorkomen. Daarbij is het van groot belang om ook alle stakeholders mee te nemen in het proces en de communicatie. Met een gedegen analyse vergroot je de kans van slagen.  

Meten is weten. Dat lijkt misschien een open deur, maar in de juridische praktijk van alle dag blijkt dat organisaties vaak de impact van bedrijfsprocessen niet goed in kaart heeft gebracht. Daardoor wordt er per definitie op een reactieve manier met juridische issues omgegaan. En als gevolg worden belangrijke onderwerpen gemist. Zaken worden onbewust over het hoofd gezien. Dat kan anders als je eerst gedegen analyseert!  

Het ad hoc oplossen van vraagstukken zal altijd onderdeel blijven uitmaken van de juridische werkzaamheden. Het aanpakken van fundamentele verbeterpunten blijft daardoor onder druk staan. Een goede pijnpuntanalyse helpt om die vicieuze cirkel te doorbreken. Een integrale en volledige inventarisatie van de juridische risico’s op basis van de relevante bedrijfsprocessen, geeft prioritering aan voor actiepunten. Onontbeerlijk, want de lange termijn actiepunten zorgen voor meer efficiëntie, een lager risicoprofiel en een betere dienstverlening.   

Legal business partnering kan maximaal bijdragen aan de ontzorging van de interne en externe klanten. Hoe de operationele, transformerende en strategische inbedding van de jurist en de juridische afdeling in de organisatie, bijdraagt aan het fundamenteel aanpakken van vraagstukken. Daardoor wordt kostenbesparend en klantgerichter te werk gegaan. En dat vergt een andere manier van denken en kijken.  

Kun je het je nog voorstellen, een leven zonder smartphone? Voor de meesten van ons is het apparaat niet meer weg te denken uit het leven van alle dag. We maken gebruik van al de mogelijkheden en ervaren het gemak. Alsof het nooit anders is geweest!  

Juristen en juridische afdelingen kunnen bijdragen aan het succes van hun organisatie. Kansen creëren, bijdragen aan nieuwe producten en diensten en voorkomen van overtredingen en onnodige juridische procedures. Zo maak je van een no-no afdeling een go-go afdeling!