Het efficiënter beheren van contracten, levert al snel winst op. In tijd én kwaliteit. Als je als organisatie met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken hebt, al vanaf enkele tientallen per jaar, heb je baat bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Een succesvolle verbeterslag vereist niet meer dan conceptueel denkvermogen en de daadwerkelijke uitvoering. De verbeterslag bij contracten en eigenlijk alle typedocumentatie leent zich er uitstekend voor. Denk aan geheimhoudingsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, lease-, licentie- en aannemingsovereenkomsten, evenals in- en verkoopcontracten.

Hoe dan?

Contracten kun je efficiënter beheren door de hele levenscyclus in kaart te brengen.

Stap 1:

Beoordeel of een contract echt gewenst/noodzakelijk is. Zo ja en moet het met enige regelmaat opgesteld worden: beoordeel dan of het aantal versies gereduceerd kan worden

Stap 2:

Bepaal of er verschillende versies of tekstblokken gemaakt kunnen worden

Stap 3:

Stel de contracten samen met een efficiënte tooling, gericht op de gebruiker.

Stap 4:

 Maak playbooks en bepaal welke onderdelen door niet-juristen (business) of juist alleen door juristen geraadpleegd dienen te worden.

Stap 5:

Automatiseer ook de goedkeuringsprocedures, autorisaties en digitaal ondertekenen.

Stap 6:

Maak een koppeling met het digitale archiefsysteem. 

Niet ingewikkeld

Het is niet ingewikkeld en naast de tijdwinst is er ook kwaliteitswinst te behalen, door onder meer minder handwerk en een verlaagde kans op fouten en inconsistenties. In de whitepaper staat een voorbeeld uitgewerkt waarbij men 255 uur (!) werk bespaart. En dat is een conservatieve benadering. De eerlijkheid gebiedt ons te zeggen dat deze vorm van contractbeheer niet moeilijk is, het vraagt alleen conceptueel denken en daadwerkelijke uitvoering!