Als je alle stappen voor het kiezen van een systeem zorgvuldig hebt doorlopen, kun je de juiste keuze maken. Je bepaalt eerst het waarom, wat en hoe. Maar je mag de randvoorwaarden niet uit het oog verliezen. Anders zou alle effort weleens voor niets geweest kunnen zijn. 

Naast het uitwerken van de juiste strategie, moet je dus voldoen aan deze randvoorwaarden: 

• De eindverantwoordelijke heeft een sterke oriëntatie op efficiëntie en geïntegreerde oplossingen
• Er is voldoende budget
• Het einddoel van de inzet van IT-oplossingen dient duidelijk te zijn
• IT is een expliciet onderdeel van de totale op gebruikers en (interne) klanten gerichte strategische positionering van de juridische afdeling
• Gebruikers staan centraal bij de keuze en het implementeren van de functionaliteiten
• De invoering is stapsgewijs, aan de hand van een bewuste en duidelijke prioritering
• Er is draagvlak bij stakeholders, waaronder IT, business en finance

Om de gebruikersadaptatie te verhogen, is het van belang om te werken met een systeem dat al omarmd is door de gebruikers. Dat scheelt tijd en geld in de fase na de implementatie. Als legal weet je van jezelf dat je niet zomaar alles voor waar aanneemt en klakkeloos zult gaan uitvoeren. Als je overtuigd bent van nut en noodzaak én daarnaast geen extra effort hoeft te steken in het je eigen maken van nieuwe systemen, zul je de tools ook echt gaan gebruiken. En dan staat niets een effectievere, slimmere en efficiëntere manier van werken in de weg!