Elke organisatie die met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken heeft, wint bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Dan hebben we het niet alleen over contracten, maar ook andere typedocumentatie zoals geheimhoudingsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, lease-, licentie-, aannemingsovereenkomsten en in- en verkoopcontracten. Vanaf enkele tientallen per jaar is het niet alleen economisch maar ook kwaliteit technisch interessant om een verbeterslag te slaan!    

Hoeveel tijd kost het nu? 
Om een voorbeeld te geven: neem een geheimhoudingsovereenkomst die op jaarbasis in 4 varianten wordt opgesteld, met een vijftal jurisdicties/landen in drie talen. Het aantal contracten is 100. Dan komt het aantal variabelen op 60 (4 x 5 x 3). We gaan uit van een onderhoudstijd per variabele van 1 uur. Het opstellen van een contract kost 1 uur, het goedkeuren, autoriseren en de statusopvolging kost ook 1 uur. Voor de procedure van het ondertekenen en het archiveren, gaan we uit van een half uur. Dat is per contract 2,5 uur werk. Met honderd contracten komt dat uit op 250 uur. Daar tellen we het onderhoud van de 60 varianten bij op, dat is 60 uur. De totale tijdsbesteding is 310 uur.  

Hoeveel kun je besparen? 
Als we de tijdsbesteding bij de geautomatiseerde variant conservatief benaderen, kom je op het volgende uit. Opstellen contract: 5 minuten. Goedkeuren, autoriseren en statusopvolging: 10 minuten. Ondertekenen en archiveren: ook 10 minuten. We ronden naar boven af als we zeggen dat dat een half uur is. Voor de 100 contracten komt de totale tijdsbesteding uit op 50 uur. We tellen er 5 uur bij op voor het onderhouden van de basisteksten. Dat is dus 55 uur in totaal. Een groot verschil met de 310 uur van de niet-geautomatiseerde variant!  

Niet alleen winst in tijd! 
Er wordt namelijk ook een kwaliteitswinst geboekt. Als legal professional weet je als geen ander dat het weglaten van een artikel, of zelfs een komma, al consequenties kan hebben. Omdat bijvoorbeeld de verwijzing naar een ander artikel dan niet meer juist is. Als je voor ieder nieuwe contract het oude als basis gebruikt of een sjabloon gebruikt om iedere keer aan te passen, brengt dat automatisch een verhoogde kans op fouten en inconsequenties met zich mee. En als gebruikers zelf contracten aan kunnen pakken, leidt het tot onverwachte en wellicht ongewenste effecten. Het gebruik van betrouwbare tools beperkt de controle zich tot de variabelen die handmatig zijn ingevoerd en kan de inhoudelijke beoordeling grotendeels achterwege blijven.