Typedocumentatie kun je efficiënter en beter beheren door te standaardiseren en automatiseren. In het artikel van 14 juni rekenen we voor dat een bedrijf met enkele tientallen contracten per jaar al snel 255 uur op jaarbasis bespaart. Iedere organisatie die met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken heeft, heeft baat bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Aan wat voor documentatie je dan kunt denken? Aan geheimhoudingsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, lease-, licentie- en aannemingsovereenkomsten, evenals in- en verkoopcontracten.  
  
Bij het standaardiseren en het gebruik van de juiste tools, boek je niet alleen tijdwinst bij de opstelling van documentatie, maar zijn er ook andere minder kwantificeerbare voordelen. Zo kun je bijvoorbeeld 100% tracken en tracen, voldoe je automatisch aan compliance, kunnen gebruikers binnen afgesproken grenzen wijzigingen aanbrengen, zijn er geautomatiseerde autorisaties en e-signing. Daarnaast kunnen documenten ook geautomatiseerd toegevoegd worden aan het digitale archief.  
  
Inconsistenties 

Naast de tijdwinst is er kwaliteitswinst te behalen. Bij het opstellen van contracten bijvoorbeeld kan het weglaten van een artikel, zelfs een komma, al consequenties hebben. Bijvoorbeeld omdat de verwijzing naar een ander artikel niet meer juist is. De kans op fouten is nu eenmaal groter wanneer men voor ieder nieuw contract het oude als basis gebruikt of een sjabloon invult en iedere keer aanpast. Dat vraagt niet alleen veel handwerk (dus tijd, dus geld), maar brengt een verhoogde kans op fouten en inconsistenties met zich mee. Indien gebruikers zelf contracten kunnen aanpakken, kan dit leiden tot onverwachte en wellicht ook ongewenste effecten. Bij het gebruiken van betrouwbare tools kan de inhoudelijke beoordeling grotendeels achterwege blijven en kan de controle beperkt worden tot de variabelen die handmatig zijn ingevoerd.  
  
Denk en doe 

Om een succesvolle verbeterslag te kunnen slaan, is het in eerste instantie noodzakelijk om na te denken over je doelstelling. Wat wil je bereiken? De meeste toegevoegde waarde is te behalen door het in kaart brengen van het totale levenscyclus proces van het betreffende document. Waarom is het document nodig en wat zijn de variabelen? Vervolgens definieer je de vragen om de variabelen te bepalen voor de tekst. Je brengt de goedkeuringsprocedures en autorisatie in kaart en richt deze verder in. Evenals de digitale handtekening. Ten slotte maak je de koppeling met het digitale archief. Het is geen hogere wiskunde, het vereist wel conceptueel denken en uiteraard…de daadwerkelijke uitvoering!