Met alles waar je aan begint, stel je eerst het doel vast. Want zonder doel weet je niet waarom je ergens aan begint. Zo simpel is het. Ook als we het over Matter Management hebben. Om het doel vast te stellen is er een vraag die je moet beantwoorden: waarom wil ik een Matter Management Systeem. Of beter nog: waarom heb ik er nog geen? Het is tenslotte een essentieel hulpmiddel om efficiënt te kunnen werken. Zoals een boekhouder een administratief pakket gebruikt, zo gebruikt de juridische afdeling het Matter Management Systeem. Wat levert het op?

-       Transparantie. Meten is weten: een veelgehoorde kreet. En niet voor niets! Door inzicht te verkrijgen in waar de juridische functie zich mee bezig houdt, is het ook mogelijk te beoordelen op welke onderdelen er efficiënter gewerkt kan worden. En waar de knelpunten zitten, bijvoorbeeld qua bezetting.

-       Overzichtelijke en complete rapportages. Het meegeven van metadata aan de onderwerpen zorgt voor helderheid. Geen handmatig bij te houden Exceloverzichten, maar een simpele druk op de knop

-       Het systeem kan fungeren als kennisbank: je raadpleegt makkelijk vergelijkbare kwesties uit het verleden en dossiers zijn voor geautoriseerde gebruikers gezamenlijk toegankelijk en daarmee overdraagbaar bij afwezigheid of bij verandering van functies en verantwoordelijkheden

-       Beschikbaarheid data en stukken: Het reduceert significant het risico op het niet meer beschikbaar zijn van relevante data, documenten en dossiers en het voorkomt het steeds opnieuw uit moeten vinden van het wiel

-       Efficiëntie: de zoektijd naar relevante gegevens wordt zeer sterk gereduceerd

-       Betere (interne en externe) klantbeleving: de samenwerking met interne stakeholders (klanten) wordt versimpeld én versterkt door een eenvormige manier van samenwerken

-       Compliance: door het integreren van workflows in het Matter Management Systeem voldoe je simpeler aan regelgeving en interne beleidslijnen

-       Makkelijker werken door volledige integratie in digitale juridische archiefsystemen en de eenvoudige beschikbaarheid van data (denk bijvoorbeeld aan de gegevens van corporate housekeeping)

Een goed begin is het halve werk, als je je doelen vaststelt en daar je Matter Management Systeem op inricht, werk je efficiënter en effectiever! Waarom heb jij er nog geen?