Het slaan van een succesvolle verbeterslag vereist conceptueel denken en het daadwerkelijk uitvoeren. Zo ingewikkeld is dat niet. Iedere organisatie die met een redelijk aantal dezelfde soorten documenten te maken heeft, vanaf enkele tientallen per jaar, heeft baat bij het standaardiseren en automatiseren van die documenten. Laten we als voorbeeld de contracten nemen, waarbij we meteen aantekenen dat eigenlijk alle typedocumentatie zich uitstekend laat lenen voor automatisering. Denk aan geheimhoudingsdocumenten, arbeidsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, lease-, licentie- en aannemingsovereenkomsten, evenals in- en verkoopcontracten.  
  
Van 310 uur werk... 
Terug naar de contracten. We nemen je mee in een voorbeeld: de geheimhoudingsovereenkomst die op jaarbasis in 4 varianten opgesteld wordt, met een vijftal jurisdicties/landen in drie talen. Het aantal contracten is 100. Het aantal variabelen komt dan op 4 x 5 x 3 = 60. We nemen een onderhoudstijd per variabele van 1 uur. Het opstellen van een contract kost 1 uur, het goedkeuren, autoriseren en de statusopvolging kost ook 1 uur. Voor de ondertekeningsprocedure en het archiveren gaan we uit van een half uur. Dat is per contract 2,5 uur werk, voor de 100 contracten komt het uit op 250 uur. Daar moeten we het onderhoud van de 60 varianten bij optellen (60 uur), zodat de totale tijdsbesteding uitkomt op 310 uur.  
  
...naar 55 uur werk 
Een conservatieve benadering van de tijdsbesteding bij de geautomatiseerde variant, ziet er als volgt uit: het opstellen van het contract duurt 5 minuten. Het goedkeuren, autoriseren en de statusopvolging kost 10 minuten. Het ondertekenen en archiveren is in 10 minuten gedaan. Naar boven afgerond hebben we het dan over een tijdsbesteding van een half uur. We hebben 100 contracten, dus de totale tijdsbesteding komt uit op 50 uur. Voor het onderhouden van de basisteksten zijn we nog 5 uur kwijt, die we erbij op moeten tellen. Dat is dus 55 uur in totaal. Een groot verschil met de 310 van de niet-geautomatiseerde variant!  
  
Niet ingewikkeld 
Contracten kun je dus efficiënter beheren. Hoe? Door de hele levenscyclus in kaart te brengen. Dat begint al bij de vraag waarom een contract gewenst/noodzakelijk is. Ervan uitgaande dat een contract nodig is en een dergelijk contract met een behoorlijke regelmaat opgesteld moet worden, is het zaak om het aantal versies in kaart te brengen en te kijken of dit is te reduceren. Minder versies vraagt simpelweg minder onderhoud. Vervolgens kan er gekeken worden aan de hand van welke vragen de verschillende versies of tekstblokken bepaald worden. Hiermee kan de logica voor de samenstelling van een contract worden bepaald. Dan is het zaak om de contracten samen te stellen met een efficiënte tooling, gericht op de gebruiker. Een ander belangrijk element is versiebeheer, daar contracten vaak onderhandeld worden. Aan de hand van playbooks kan bepaald worden welke onderdelen bijvoorbeeld door niet-juristen (business) kunnen worden aangepast en waarvoor juist wel een jurist dient te worden geraadpleegd. De goedkeuringsprocedures en autorisaties kunnen ook geautomatiseerd worden. Dit heeft als voordeel dat eenduidig vastligt in welke fase een contract zich bevindt. Het digitaal ondertekenen maakt het proces eveneens makkelijker, eventueel gekoppeld aan een digitaal archiefsysteem. En de eerlijkheid gebiedt ons te zeggen: zo moeilijk is dit niet, het vraagt alleen conceptueel denken en het daadwerkelijk uitvoeren!